上一篇文章中，我們了解了協同軟件的第一架馬車——協同平臺，它讓協同軟件這棵大樹枝繁葉茂，并能夠不斷生長，今天我們來了解另一架馬車——工作流。
如果說協同平臺是底層技術，默默無聞的發揮光和熱，那么工作流則是功能模塊，看得見、摸得著，它形象生動而且無處不在。協同軟件中真正意義上的工作流系統遠非審批流轉那么簡單，而是包括了企業內各項辦公、業務和管理活動。
無論是發布一個通知、審批一項請款、借閱一份檔案還是申購一臺電腦，都是通過一個個工作流來完成的。工作流就像在企業內部鋪設了縱橫交錯的管道，打通部門和職權間的壁壘，讓所有的人都以事務為中心，遵循工作流的規范和指令，實現團隊的高效協同辦公。
從令如流——是對工作流作用的最好描述。
華天動力認為，優秀的工作流設計能夠充分的讓用戶體驗出流程之美，讓協同辦公真正的成為一種快樂，而不是負擔，那什么是優秀的工作流設計呢？
我們知道，工作流是由表單和流程構成的，表單規定了做什么，流程規定了怎么做。基于協同平臺的支持，優秀的工作流系統應該允許用戶輕松的自定義業務流程和表單，配置出符合自身業務需求的辦公流程和管理模塊，這要求工作流具有四種極強的特性：
開放性：面向服務架構，能夠和業務一起成長，可整合各種流程和數據；
靈活性：簡單的設置就可以適應各種個性化需求，讓變化成為計劃的一部分；
易用性：搭建和使用非常簡單，無需編碼和了解底層技術，全圖形化操作界面；
安全性：具有嚴密、完善的權限控制機制，確保流程的規范和數據安全。
下面是一個用戶自己搭建“辦公用品”管理模塊的實際案例，這個搭建過程是完全在界面上操作的，不需要編寫一行代碼。
1、建立一個“辦公用品”的功能模塊，并設置該功能的使用人員和維護人員。
2、建立“辦公用品”功能下的菜單模塊，每個模塊包括兩個關鍵要素：流程和畫面，以規定該項工作的辦理過程和規范，如下圖示：
流程是由節點構成的，節點就是每一個審批動作的名稱，如校對、會簽、分發、審批等。每個節點都包含相應的操作權限，如打印、修改、回退、蓋章等，表示審批人在該節點可以進行哪些操作。
節點必須具有一項非常、非常重要的品質，那就是可以靈活的進行條件跳轉，即根據不同的條件（如金額、崗位、部門、時間等的不同），選擇不同的流轉方向。這樣的好處是可以大大節省管理員設置工作流的工作量，一種類型的工作只設置一個工作流即可滿足所有人使用。
如下圖示的辦公用品采購流程，當采購金額為1000元以下時，審批流程為申請人-部門經理-采購部辦理；當采購金額等于大于1000元時，審批流程為申請人-部門經理-行政經理-采購部辦理。
至于表單，它看起來簡單，但內部機關很多。因為它除了格式的設計外，還包括單元格讀寫權限設置、查詢條件設置、排序設置、系統按鈕設置、表單關聯設置等。這一系列設置規定了表單的使用規范，提高了使用者的便利性，也使不同的表單（相當于不同的模塊）之間關聯起來，比如采購單的數據直接寫入到庫存中，領用單的數據直接從庫存中扣除。
如下圖示，在填寫采購申請單的時候，可以直接查詢庫存和物品。
將所有菜單模塊中的流程和畫面做好后，你就得到了一個完整的“辦公用品”管理模塊，如下圖示：
可見，真正意義上的工作流系統非常強悍，它讓協同軟件的用戶可以關注于業務的優化和變化，而非開發技術，就像變魔術一樣搭建出各種適合自己的管理系統，實現業務、辦公、決策一體化管理，這正是協同軟件應用的最高境界——隨需應變。
